Papiers administratifs : 3ème catégorie de la méthode de rangement KonMari

Doucement mais sûrement, je progresse dans le tri de mon chez-moi. Je me suis lancée, il y a quelques mois maintenant, le défi de tout désencombrer. Les livres de Marie Kondo  à la main, La magie du rangement et Ranger : l’étincelle du bonheur, je suis pas-à-pas sa méthode KonMari. Après les vêtements, puis les livres, Marie Kondo nous propose de nous intéresser au tri des papiers. Ici, comprends surtout les papiers administratifs : tes bulletins de paie, tes factures, tes impôts, les garanties, les modes d’emploi… Bref, tous les documents que l’on garde… parfois même sans trop savoir pourquoi !

>> Je t’invite à lire ICI l’article qui t’explique plus en détails le contexte et les objectifs de mon défi. <<

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Photo : Ababricabrac

Voici donc venue la catégorie que je redoute le plus ! Depuis maintenant plus de 2 ans, j’ai carrément démissionné ! J’ai totalement perdu le rythme au cours de ma deuxième grossesse. Et histoire d’en rajouter une couche, nous avons aussi déménagé à ce moment-là. Depuis, je n’ai toujours pas encore trouvé le courage de m’y remettre vraiment. Même si je freine des 4 fers, il est temps que je me colle à ce tri de papiers une bonne fois pour toutes ! Allez, courage, je vais y arriver !

Comment trier les papiers administratifs ?

Rassemble tous tes papiers

Au fur et à mesure des catégories, la méthode KonMari devient plus automatique. Tu l’auras compris : pour trier tes papiers adminsitratifs, il faut commencer par tous les rassembler au même endroit.

Dans un premier temps, j’ai visualisé mentalement où se situaient les différents monticules de documents. L’éparpillement des papiers est encore pire que celui de mes vêtements et des livres ! Je te laisse imaginer l’état du désastre…

Si je fais un petit état des lieux rapide, nous avons des documents administratifs:

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Tu comprends mieux l’urgence de la situation ?!!!

Les papiers qui sont à peu près rangés sont dans des dossiers, situés dans un  meuble du salon, à côté du bureau. Dans tous les autres endroits, il s’agit de papiers en vrac ou à moitié triés. En gros, ils sont dans des pochettes ou des trieurs mais tout y est mélangé.

Photo : Ababricabrac.com

Par exemple, j’ai dû me rendre à la CAF dernièrement. J’ai réunis tant bien que mal les papiers qui m’étaient demandés dans une pochette, que j’ai ensuite laissée telle quelle à mon retour…

L’éparpillement, source de stress

Autant te dire que lorsque l’on doit retrouver un papier précis, il nous faut chercher dans tous ces différents endroits ! Tu imagines la perte de temps ?! Et l’énervement qui va avec ! Je me rends compte que plus le temps passe, plus je suis stressée rien qu’à l’idée de devoir chercher un papier, et plus je retarde le moment où je vais devoir réellement me mettre à le chercher.  Si tout était rangé correctement, cette source de stress n’existerait tout simplement plus.

L’éparpillement, cachette du volume

Comme pour le rangement des précédentes catégories, j’ai décidé de tout réunir dans le salon/salle à manger. J’ai attendu que tout le monde ait déserté la maison pour commencer mon grand déballage. Etant donné qu’il y en avait énormément, j’ai préféré agrandir la table, en espérant pouvoir en poser un maximum dessus. Mais également pour ne pas être obligée de tout remettre vite fait dans un meuble, au moment de dîner. Avec la rallonge, en décalant tous les papiers au bout de la table, on a réussi à manger ! J’ai tout-de-même dû en laisser une partie au sol. Le volume total des papiers était pire que ce que j’avais imaginé ! 

Jette tout !

“La règle de base pour les papiers : débarrassez-vous de tout.” Marie Kondo

Quand tu lis ça, tu te dis : “Wahou, quel bonheur, je vais tout balancer!”… Puis, le doute t’envahit ! Cette technique ne serait-elle pas un peu radicale, tout-de-même ??!! Si c’était aussi simple, cela se saurait !… Dans tous les cas, Marie Kondo te conseille d’effectuer ton tri dans l’objectif d’en virer le maximum.

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Combien de temps doit-on conserver les papiers administratifs ?

Attention néanmoins, en France, on adore la paperasse ! Prudence donc, de ne pas s’emballer trop vite et jeter des papiers qui doivent être conservés encore quelques temps.

Un petit rappel s’impose sur la durée de conservation de papiers administratifs :

source : service-public.fr – dernière mise à jour janvier 2019.

Pour ma part, certaines durées m’ont surprise. Par exemple, j’étais persuadée que les avis d’imposition devaient être précieusement conservés au moins 5 ans. Finalement, il est possible de s’en débarrasser au bout de 3 ans. Cool ! Ca fait déjà ça de moins !

Bilan

1/ Je n’ai pas suivi la méthode de rangement KonMari

Marie Kondo conseille de tout jeter pour n’obtenir que 2 pochettes : une première pour les papiers à conserver, une seconde pour ceux à traiter.

Personnellement, vu le nombre de papiers à conserver, je ne comprends pas comment il est possible de suivre ce conseil sans pour autant que cela devienne ingérable. Si pour toi cette technique fonctionne, je veux bien que tu m’en dises plus en me laissant un commentaire ci-dessous ! Cela me paraît envisageable pour une personne célibataire, mais dans une famille de 6, je ne parviens pas à le concevoir.

2/ La technique de l’entonnoir pour trier les papiers adminsitratifs 

Pour faire le tri, j’ai eu l’impression de passer l’ensemble des papiers réunis à travers des filtres ou des tamis, de plus en plus fins.

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Dans un premier temps, je n’ai rien jeté. J’ai commencé par ouvrir chaque pochette/trieur et prendre chaque papier dans les mains. Et j’ai fait des tas, à même le sol, suivant différentes catégories : santé, banque, enfants, maison… La quantité était telle que j’ai démarré par des catégories assez larges. Par exemple, pour la catégorie “santé”, j’y ai mis tout ce qui était sécurité sociale et mutuelle. Ce premier tri était volontairement grossier. L’objectif était de ne pas me démoraliser dès le début, et de pouvoir constaté visuellement que le monstrueux tas de papiers initial était déjà en partie trié.

Ensuite, j’ai repris chaque tas, et suivant les catégories, j’ai affiné le tri. Toujours sans rien jeter, j’ai ainsi trié les papiers de santé par membre de la famille. Idem pour les relevés de comptes bancaires.

Et enfin, j’ai regardé de plus près chaque papier, pour décider quoi en faire !

3/ De longues heures de tri…

J’ai étalé mon tri sur plusieurs jours. La tâche était telle que je n’ai pas voulu consacrer totalement mes journées à ça. Il en allait de ma santé mentale !!!!   J’ai préféré dispatcher mes séances de rangement. Cela a peut-être été moins rapide que si je n’avais fait que ça, mais cela m’a permis de garder le moral. J’ai tout-de-même constaté une baisse de motivation à la fin de mon tri, qui commençait, je trouve, à s’éterniser.

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Tout cumulé, le tri de la totalité des papiers administratifs de la maison m’aura pris une quinzaine d’heures. A cela s’ajoute également une séance de tri d’environ 3 heures, réalisée par mon conjoint.

4/ Que d’espace libéré !

Au cours du tri, j’ai rempli :

– 2 grands cartons de papiers qui ont fini dans le bac de recyclage ;

– 1 sac de papiers que mon conjoint s’est chargé de déchiqueter ;

– 1 épaisse pochette de feuilles de brouillon pour que les enfants puissent dessiner, gribouiller, plier, coller, etc. J’ai néanmoins pris soin de barrer le côté déjà utilisé, afin de pouvoir vérifier rapidement si c’est bien une feuille de brouillon et non pas un papier malencontreusement pris par le petit dernier !

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Papiers à jeter dans les cartons et papiers au sol à déchiqueter

Aujourd’hui, je suis satisfaite de pouvoir constater tout l’espace qui a été libéré grâce à ce tri. Tous nos papiers administratifs sont maintenant réunis au même endroit, dans un seul meuble du salon, situé juste à côté du bureau. Et on peut maintenant utiliser facilement l’imprimante. La pile de papiers qui était constamment posée dessus a disparu !

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5/ Egarée en plein tri

Une fois encore, je me suis égarée en plein tri ! Cela a été plus fort que moi ! Je te laisse imaginer la scène : je constate toute contente que la pile de papiers administratifs diminue, mais en même temps, je m’aperçois que c’est toujours autant le bordel sur le bureau et dans les tiroirs. Cela ne me semblait pas cohérent !

J’ai donc pris mon coup de sang et j’ai tout rangé ! J’ai même organisé les tiroirs avec des séparateurs improvisés avec des boîtes en carton ! Forcément, cela m’a pris du temps et à retarder la fin de mon tri de papiers. Mais je ne regrette pas ! Même si le bureau n’est pas trié, mais juste rangé, j’ai l’impression d’avoir progressé : les papiers administratifs  sont triés et rangés, le bureau est quant à lui accessible et accueillant. Et ça fait un bien fou !       

Photo by Ababricabrac

Autre moment d’égarement au cours de mon tri… ou plutôt de nostalgie : le tri des cartes de vœux.  Je n’ai pas pu m’empêcher de relire certaines lettres et cartes postales. Erreur fatale, car forcément ça te prend un temps fou ! Et il faut dire ce qui est, ce n’est pas facile de jeter à la poubelle un courrier que l’on a pris la peine de t’adresser. Il est empreint d’une importante valeur sentimentale. Mais d’après Marie Kondo, “chaque carte a joué son rôle dès que le destinataire a terminé de la lire”.

7/ Plus de papiers en attente

Grâce à ce tri, nous avons traité tout ce qui devait encore l’être. Les feuilles de maladie ont été envoyées à la sécu. Les factures de soin ont été transmises à nos mutuelles respectives. Et j’en ai même profité pour aller faire réparer un bijou, après en avoir retrouvé la garantie. Que demander de plus ? C’est pas beau de faire du tri ?

– Éventuellement 1 carton pour des brouillons à mettre dans une pochette destinées aux enfants
pour leurs gribouillages/pliages/coloriages. Veille tout-de-même à ne pas tout
mettre dans ce carton. Le but du jeu est tout-de-même de gagner de la place
!

4/ Déchiquette tes informations personnelles

Je te conseille de déchiqueter ou brûler tous les papiers qui contiennent un peu trop de données personnelles. Ici, je veux parler de tes numéros de compte, RIB, mais aussi de ton numéro de sécurité sociale, de ta date de naissance… Sans être parano, il est très simple d’usurper l’identité de quelqu’un avec de telles informations.

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5/ Organise tes papiers administratifs

Pour retrouver facilement le papier dont tu as besoin, utilise de préférence des pochettes transparentes. Ainsi, leur contenu est identifiable immédiatement. Si tu préfères prendre des pochettes cartonnées, prends soin de noter tout-de-suite, de manière visible et lisible, ce qu’elles contiennent.

Pour ma part, j’avais des pochettes transparentes disponibles, mais assez fines. J’ai donc décidé de les utiliser comme des sous-dossiers. Par exemple, pour un de nos ados, j’ai fait une pochette en carton sur laquelle j’ai bien indiqué son prénom. A l’intérieur, se trouvent plusieurs pochettes transparentes : une première avec les bulletins de notes, une deuxième avec des papiers d’orientation et une dernière avec des documents tels que le brevet de sécurité routière, le certificat de prévention et secours civiques ou encore le certificat de journée défense et citoyenneté. 

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6/ Traite tous les papiers qui doivent l’être

Une fois ton tri effectué, traite immédiatement les papiers qui nécessitent une action de ta part. Profite de ton rangement pour envoyer tes papiers de sécu en attente, pour refaire ta carte de famille nombreuse ou régler une facture non-payée malgré les multiples relances !

7/ Dématérialise tout ce que tu peux

Aujourd’hui, de plus en plus de démarches sont dématérialisées. Et tu peux recevoir une bonne partie de tes factures en ligne, ainsi que tes relevés de compte bancaire, tes documents CAF ou encore Pôle-Emploi.

La dématérialisation présente 2 principaux avantages. D’une part, elle t’évitera de te retrouver à nouveau submergé.e par la paperasse. D’autre part, elle évite de gaspiller inutilement du papier.                   

Vecteur créé par Macrovector sur Freepik

Prudence, cependant ! Le risque en tout dématérialisant est de ne plus consulter tes factures ou autres documents. Il ne faut pas perdre le fil pour autant.

De plus, sur nos espaces personnels en ligne, les documents ne sont conservés que pour une durée limitée : quelques mois voire quelques années tout au plus. Par exemple : tes relevés de banque sont disponibles sur ton compte en ligne pendant 6 ou 9 mois (suivant les banques), mais tu es censé.e les conserver pendant 5 ans. Si tu veux y avoir accès après la date fatidique, il faudra soit en faire la demande auprès de ta banque, soit même parfois payer ce service. Il en est de même pour les relevés CAF, les attestations Pôle-Emploi… Pour éviter ce genre de contrariétés, mets-toi des rappels pour télécharger les documents régulièrement. Pour ma part, je vais essayer de m’y tenir tous les 3 mois.

Dernière remarque par rapport à la dématérialisation. Ne crois pas que cela soit plus écolo de passer par le numérique. Certes, cela évite d’utiliser du papier, mais toutes nos données numériques sont conservées dans des data centers qui sont très gourmands en énergie.

8/ Prévois régulièrement des séances de tri  de  papiers

Maintenant que tu as tout trié, c’est formidable ! Mais ce qui serait encore mieux, c’est que le bordel ne s’installe pas à nouveau. Une fois traités, range immédiatement les papiers dans la bonne pochette. Ne procrastine pas, sinon tu seras vite de nouveau submergé.e.

Prévois régulièrement de faire une séance de rangement pour vider tes archives. Pour ma part, j’ai déjà noté sur le dossier de mon précédent logement que je pourrais me débarrasser de l’ensemble des documents en décembre 2019.

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Libérée, délivrée…de tous mes papiers administratifs

Maintenant que le tri de tous les documents administratifs est terminé, je me sens vraiment libérée d’un poids. Les papiers étaient véritablement devenue ma hantise. J’ai tellement reculé l’échéance pour ranger, que je suis très satisfaite d’être enfin passée à l’action. Quel soulagement ! 

Je vais maintenant pouvoir réunir tranquillement les pièces justificatives nécessaires pour refaire ma pièce d’identité, et tout ça, sans stress ! J’ai même hâte d’y aller finalement !!!

Je te laisse, je vais me réjouir encore un peu de ma victoire ! Yeahhhh !!!

Si tu te retrouves un peu dans cet article ou pas du tout, laisse-moi un commentaire ci-dessous ! Tu peux également partager avec moi ta technique de rangement des papiers administratifs !

A la semaine prochaine !