Si tu arrives sur cet article, c’est sans doute que la paperasse est pour toi une véritable corvée et que tu cherches à mieux organiser tes papiers administratifs. Tu en as sans doute ras le bol d’être en panique quand on te réclame un document administratif et que tu es obligé‧e de fouiller dans toute une pile de papiers mélangés, voire même dans plusieurs tas dispatchés à différents endroits de la maison. Le désordre qui règne dans tes papiers est source de stress et te fait perdre un temps précieux. Mais alors, comment ranger ses papiers ?
Rassure-toi, même si cela fait longtemps que tu as abandonné, il est tout à fait possible de reprendre le contrôle sur ta paperasse. Voici les 8 erreurs classiques à éviter pour avoir une organisation efficace de tes papiers.
1/ Ne pas trier ses papiers régulièrement
L’erreur la plus répandue est évidemment de ne pas trier régulièrement les papiers. Vu que tu n’aimes pas ça, tu as la fâcheuse tendance à les empiler sur ton bureau, voire à les entasser dans un tiroir. Même à l’heure du numérique, la paperasse peut vite s’accumuler et tu peux rapidement te retrouver face à une tour de Pise de documents administratifs à traiter. Pour avoir été moi aussi dans cette situation pendant très longtemps, je t’assure que je ne ferai plus jamais cette erreur de me laisser complètement dépassée, submergée par les papiers. Trier et ranger régulièrement ta paperasse t’évite d’y passer des heures.
>> Pour découvrir comment je suis venue à bout de 3 ans de papiers administratifs non triés, je t’invite à lire l’article intitulé « Papiers administratifs : 3ème catégorie de la méthode de rangement KonMari ». <<
2/ Conserver tous les papiers administratifs
Deuxième erreur classique : garder tous les documents administratifs sans exception. Je t’arrête tout de suite : il est totalement INUTILE de conserver chaque papier que l’on te donne ou que tu reçois. Même si cela te rassure peut-être, tu encombres pour rien à la fois ton espace, mais surtout ton esprit. Certes, quelques papiers sont à conserver plusieurs années, mais d’autres n’ont aucun intérêt à être gardés et tu peux t’en séparer très rapidement, parfois même dès que tu les as lus.
3/ Ne pas prêter attention à la durée de conservation des papiers administratifs
Que tu aies tendance à conserver trop longtemps toute ta paperasse ou qu’au contraire, tu aies tendance à jeter un peu trop rapidement tous les papiers, il est important de vérifier régulièrement la durée de conservation des papiers administratifs sur le site Service-Public. Je dis régulièrement, car les choses évoluent constamment. Par exemple, mes parents m’ont toujours dit qu’il fallait garder les avis d’imposition toute sa vie. Dans les faits, les conserver 3 ans est suffisant. Allez hop, ça fait de la place !
4/ Ne pas appliquer la règle des 5 minutes
Entreposer sur ton bureau les papiers au fur et à mesure que tu les obtiens n’est pas une bonne idée. Je te conseille d’appliquer la fameuse règle des 5 minutes. Un courrier te demande moins de 5 minutes (ou même 10 minutes) à le traiter, alors fais-le tout de suite et tu seras débarrassé‧e. Ce sera un papier en moins sur la pile car, une fois traité, tu peux soit le jeter soit le classer immédiatement.
5/ Ne pas avoir de système de classement
Pour ranger tes papiers efficacement et durablement, il te faut réfléchir à un système de classement qui te convienne et que tu arrives à maintenir dans le temps. Ce système doit être le plus simple possible, qui nécessite le minimum de gestes, le moins d’étapes intermédiaires. Plus le rangement est long et compliqué, moins il te donne envie de ranger.
Personnellement, je trouve que les rangements suspendus sont l’idéal pour les papiers, car contrairement aux classeurs ou aux pochettes à rabats, le classement est beaucoup plus rapide. (Pour le classeur, il te faut trouver une pochette transparente ou une trouilloteuse ; pour la pochette, il te faut ouvrir les élastiques puis les rabats et tout refermer).
6/ Ne pas numériser les documents importants
Aujourd’hui, il n’est plus indispensable d’avoir tous les documents au format papier. La numérisation se généralise et envoyer des documents administratifs par mail ou via son espace client devient courant. Numériser les documents importants peut donc être pratique au quotidien. En les stockant sur un drive, dans le cloud ou dans un coffre-fort numérique, tu peux en plus y avoir accès de n’importe où (pratique quand tu vas à la piscine et que tu as oublié de prendre un justificatif de domicile pour bénéficier du tarif résident par exemple).
7/ Ne pas détruire les papiers de manière sécurisée
Je conseille toujours de prendre le temps de détruire les documents comportant suffisamment de données personnelles et pouvant permettre une usurpation d’identité. Ton nom, ton adresse, ta date et ton lieu de naissance, ton numéro de sécurité sociale ou encore ton numéro fiscal sont autant d’informations qui peuvent être demandées pour garantir ton identité. Or, si elles sont récupérées par des personnes mal intentionnées, celles-ci peuvent en abuser. Donc, sans devenir parano, mieux vaut jouer la prudence. Déchiqueteuse, feu de bois ou barbecue, à toi de choisir !
Ranger ses papiers pour retrouver la sérénité
S’occuper de la paperasse est la hantise de beaucoup de personnes. Tu en fais d’ailleurs sûrement partie. Tu préfères repousser l’échéance tellement la tâche te paraît ennuyante et fastidieuse. Pourtant, traiter et classer régulièrement tes papiers t’évitera du stress, allègera ta charge mentale et te fera gagner un temps précieux. Bref, tu gagnes en sérénité.
Tenir tes papiers en ordre présente aussi d’autre avantages. C’est utile pour tes finances, car cela te permettra d’éviter les majorations pour cause d’impayés. Mais c’est aussi fort utile en cas d’urgence. Il est important que tous les membres de ton foyer soient en mesure de (re)trouver facilement les papiers.
Alors, stop à la procrastination ! Arrête de repousser le classement de tes papiers, passe à l’action, tu te sentiras une réelle libération ! 😇