Il y a quelques semaines, j’ai reçu le témoignage d’un lecteur qui m’expliquait ses difficultés à avancer dans tout ce qu’il avait à faire :
« De plus en plus de choses à faire, dans ma tête, qui font que j’en oublie la majorité même quand j’en fais par périodes des listes qui n’en finissent pas de s’allonger, qui me navrent, et qui ne me permettent pas non plus d’en faire plus ! »
Je pense qu’il est loin d’être le seul à connaître cette situation.
Parce que sur le papier, la To Do List – littéralement la « liste des choses à faire » – a tout pour nous faciliter la vie. On note ce qu’on doit faire pour ne plus avoir à y penser, et il ne reste plus ensuite qu’à s’y mettre. Enfin… en théorie.
Car c’est tout le paradoxe de la To Do List : elle peut aussi bien alléger notre charge mentale que l’alourdir. Tout dépend de la manière dont on l’utilise.
Alors, si tes listes s’allongent plus vite que tu ne réussis à les raccourcir, je te propose de regarder ce qui coince… et surtout de comprendre comment faire de ta To Do List un outil efficace pour passer à l’action.
Quand la To Do List devient un piège
Une liste qui n'en finit plus
Un coup de fil à passer ? Sur la liste. Un papier à remplir ? Sur la liste. Le garage à ranger, les photos à trier, un cadeau à acheter, un rendez-vous à prendre ? Sur la liste aussi ! Petit à petit, ta To Do List devient une immense liste à la Prévert de tout ce que tu devrais, voudrais ou pourrais faire.
Le problème n’est pas forcément d’y avoir inscrit beaucoup de choses. Le problème commence lorsque tu regardes cette liste comme si tout devait être fait aujourd’hui, ou même cette semaine. Parce qu’une journée n’est pas extensible.
Tu peux avoir fait cinq choses dans ta journée et, au lieu de te satisfaire de ce que tu as accompli, ne voir que les quinze autres qui n’ont pas été rayées. La To Do, qui devait soulager ton cerveau, finit alors par devenir le rappel permanent de tout ce que tu n’as pas (encore) fait.
Faire beaucoup de choses ne veut pas dire avancer sur l’essentiel
J’adore barrer les tâches accomplies sur une liste. Il y a quelque chose de particulièrement satisfaisant dans ce petit trait de stylo !
Pendant longtemps, je suis même allée encore plus loin : lorsqu’au cours de la journée, je faisais quelque chose qui n’était pas prévu sur ma To Do, il m’arrivait de l’ajouter après coup… uniquement pour pouvoir le barrer. Satisfaction garantie : « Regarde tout ce que j’ai fait aujourd’hui ! »
Sauf qu’avec le recul, je me suis rendue compte d’une chose : si cette tâche n’était pas sur ma liste, c’est peut-être qu’elle n’était pas si importante… J’avais donc été occupée. J’avais fait des choses. Mais avais-je réellement avancé sur ce qui comptait ?
Une To Do List présente l’avantage de recenser ce que tu as à faire. Mais elle ne décide pas à ta place de ce qui mérite ton temps et ton énergie.
Certaines tâches sont beaucoup trop grosses
« Trier mes papiers », « ranger le garage », « refaire mon CV »… Ces formulations ont tout à fait leur place dans une liste… à un détail près : ce ne sont pas vraiment des tâches.
Ce sont plutôt des projets, qui peuvent demander plusieurs heures, voire plusieurs jours. Et face à « ranger le garage », il est assez facile de se dire qu’on s’en occupera demain. Puis le week-end prochain. Puis pendant les vacances. Pour finir « plus tard, quand j’aurai le temps ».
Plus la tâche paraît vaste et imprécise, plus il peut être difficile de s’y mettre.
Écrire une tâche ne crée pas du temps pour la réaliser
Tu peux recopier « trier les papiers » sur ta To Do tous les lundis pendant six mois : cela ne fera pas apparaître miraculeusement deux heures libres dans ton emploi du temps.
C’est l’une des limites de la To Do List : elle indique quoi faire, mais pas nécessairement quand le faire.
Pour certaines tâches, noter ne suffit donc pas. Il faut décider à quel moment tu vas réellement t’en occuper et réserver ce temps dans ton agenda. Sinon, ta To Do reste une liste d’intentions.
Et si c’est justement le passage à l’action qui te pose problème, je te propose 7 astuces pour arrêter de procrastiner.
Alors, à quoi sert vraiment une To Do List ?
Après tout ce que je viens de te raconter, tu pourrais être tenté.e de jeter définitivement tes listes à la poubelle. Ce serait dommage, car bien utilisée, la To Do List reste un outil très pratique.
Elle permet d’abord de décharger ton cerveau. Une fois une tâche notée dans un endroit fiable, tu n’as plus besoin de te répéter toute la journée : « Il ne faut surtout pas que j’oublie… »
Elle permet aussi de ne pas oublier les choses que tu as à faire, de reprendre plus facilement là où tu en étais après une interruption et de rendre visible tout ce que tu as à faire.
Et elle permet de voir ce que tu as accompli.
Parce que oui, je continue à aimer barrer mes tâches ! Voir les lignes disparaître les unes après les autres peut être motivant et permet aussi, les jours où tu as l’impression de n’avoir rien fait, de constater que ce n’est pas tout à fait vrai.
Mais pour profiter réellement de ces avantages, encore faut-il ne pas mettre toutes les tâches sur le même plan et savoir lesquelles méritent en priorité ton temps et ton énergie.
Avant de vouloir en faire plus, choisis ce qui compte vraiment
Toutes les tâches de ta liste n’ont pas la même importance. Et pourtant, les petites sont souvent beaucoup plus tentantes : elles sont rapides, faciles à barrer et donnent immédiatement l’impression d’avoir avancé.
Alors comment choisir ?
Important ou urgent : ce n’est pas la même chose
La matrice d’Eisenhower propose de distinguer les tâches selon deux critères : leur importance et leur urgence. Sans forcément faire ce tableau à quatre cases chaque matin, cette distinction peut déjà nous aider à y voir plus clair.
Prenons la déclaration de revenus. Lorsque la période de déclaration commence, s’en occuper est important : il faudra bien le faire, mais ce n’est pas forcément urgent. Repousse-la suffisamment longtemps et la situation change : à quelques heures de la date limite, elle sera toujours importante… mais elle sera aussi devenue très urgente !
Certaines urgences pourraient donc être évitées simplement en accordant suffisamment tôt une place aux tâches importantes.
Commence par placer les grosses pierres
Tu connais peut-être l’expérience du bocal, des grosses pierres et du sable.
Imagine un bocal dans lequel tu dois faire entrer de grosses pierres, des petits cailloux et du sable. Si tu commences par remplir le bocal de sable puis à y mettre les petits cailloux, tu risques de ne plus avoir suffisamment de place pour placer les grosses pierres. En revanche, si tu commences par les grosses pierres, les petits cailloux puis le sable peuvent venir se glisser dans les espaces restants.
Si tu veux voir cette expérience en images, je te conseille cette courte vidéo. Elle est en anglais, mais la démonstration est tellement visuelle qu’elle se comprend très facilement.
Pour ta journée, c’est pareil.
Les petites tâches ont une capacité impressionnante à occuper tout l’espace disponible. Répondre à un mail, ranger deux bricoles, chercher une information, passer un petit coup de fil… et voilà une heure qui s’est envolée.
Choisis donc d’abord tes grosses pierres : les quelques tâches qui comptent réellement. Le sable trouvera beaucoup plus facilement sa place autour.
Et si tu avalais un crapaud ?
Rassure-toi, je ne te propose pas un nouveau régime alimentaire !
« Avaler le crapaud » consiste à commencer par cette tâche importante que tu n’as vraiment, mais alors vraiment pas envie de faire.
L’idée est simple : plutôt que de passer la journée à la repousser tout en sachant qu’elle t’attend, tu t’en débarrasses. Une fois la tâche accomplie, le soulagement et la satisfaction peuvent donner un véritable élan pour la suite.
Mais nous ne fonctionnons pas tous de la même manière.
Alors plutôt que de décider d’avance que cette méthode est faite, ou pas, pour toi, pourquoi ne pas la tester pour de vrai ? Choisis un matin une tâche que tu repousses et commence par elle. Puis observe simplement ton état d’esprit : te sens-tu soulagé.e et plus disponible pour la suite ? Ou au contraire cette perspective t’a-t-elle paralysé ?
À toi ensuite d’adapter la méthode à ton propre mode de fonctionnement.
Comment faire une To Do List efficace au quotidien ?
Il n’existe pas une seule bonne manière de faire une To Do List. Papier, carnet, application sur le téléphone… peu importe, tant que le système fonctionne pour toi.
Quelques principes simples peuvent cependant éviter de retomber dans les pièges précédents.
1. Garde une liste générale
Ta liste générale peut accueillir tout ce que tu veux sortir de ta tête sans risquer de l’oublier. Et oui, celle-ci peut être (trèèès) longue ! Tu n’es simplement pas censé.e tout faire aujourd’hui.
En revanche, évite autant que possible de disperser tes tâches entre trois Post-it sur le frigo, un papier dans ton sac, une note dans ton téléphone et le coin d’une enveloppe posée sur le bureau. Une liste ne décharge réellement ton cerveau que si tu sais où retrouver rapidement et facilement l’information.
Pense également à la relire régulièrement. Certaines tâches doivent être découpées, d’autres programmées ou priorisées. Et certaines peuvent tout simplement être supprimées. Cette tâche que tu recopies depuis six mois sans jamais la faire : est-elle réellement importante ? As-tu encore envie ou besoin de la réaliser ? Après tout, rien n’interdit de désencombrer aussi sa To Do List !
2. Fais une petite To Do pour ta journée
À partir de ta liste générale, choisis ce qui mérite réellement une place dans ta journée. Commence par identifier ta priorité du jour, ta grosse pierre. Ajoute ensuite quelques tâches que tu pourras raisonnablement accomplir en fonction du temps dont tu disposes réellement.
L’objectif n’est pas de prévoir une journée idéale dans laquelle rien ne viendra jamais te déranger, mais une journée réaliste.
Une fois de plus, à toi ensuite d’adapter le système à ton mode de fonctionnement naturel : certaines personnes aiment aussi avoir une liste pour la semaine ou pour le mois. Inutile cependant de multiplier les listes si cela ne fait que compliquer ton organisation.
3. Transforme tes projets en actions concrètes
Relis les tâches de ta liste et demande-toi si tu sais immédiatement comment passer à l’action.
« Ranger le garage » est trop vaste et ne te donne clairement pas envie de t’y mettre ? Alors, pour faciliter le passage à l’action, mieux vaut découper le projet en petites étapes concrètes.
Transforme-le par exemple en :
- trier la première étagère de gauche ;
- ouvrir et tri le contenu de ce carton, qui est là depuis le déménagement ;
- emporter les cartons à la déchèterie ;
- regrouper le matériel de bricolage.
C’est déjà beaucoup moins impressionnant. Et surtout, tu sais exactement ce que tu dois faire. Et rappelle-toi que tu n’as pas besoin de terminer tout le projet pour commencer à avancer.
D’ailleurs, cette logique vaut aussi pour tes objectifs : plus ils sont précis et réalistes, plus il est facile de passer à l’action. C’est justement le principe de la méthode SMART.
4. Fais entrer tes grosses pierres dans ton agenda
Tu as décidé que quelque chose était important ? Alors, donne-lui réellement une place.
Une tâche qui nécessite deux heures ne peut pas simplement venir se glisser entre un rendez-vous, les courses et le dîner. Réserve-lui un créneau, comme tu le ferais pour un rendez-vous.
Ta To Do List te dit ce que tu veux faire. Ton agenda te permet de vérifier si tu as réellement le temps de le faire.
5. Accepte de ne pas tout faire
Voilà peut-être la partie la plus difficile.
Une To Do List n’est pas un contrat qui t’oblige à réaliser tout ce que tu y as inscrit. Les priorités changent. Les journées ne se déroulent pas toutes comme prévu. Certaines tâches deviennent inutiles. Et parfois, nous avons simplement surestimé ce que nous pouvions faire.
Reporter, déléguer ou supprimer une tâche peut aussi être une décision parfaitement valable.
Un exemple de To Do List efficace
Imagine cette liste :
Tout est mélangé et plusieurs tâches sont beaucoup trop vagues. Difficile de savoir par où commencer.
Après un peu de tri, la To Do du jour pourrait plutôt devenir :
Quant aux projets « garage » et « photos », ils pourront être découpés en petites actions programmées dans l’agenda à un moment où tu disposeras réellement du temps nécessaire.
La liste est beaucoup plus courte. Pourtant, tu n’as pas moins de choses à faire.
Tu sais simplement ce que tu as décidé de faire aujourd’hui.
Ta To Do List doit te faire agir, pas te donner l’impression d’être débordé.e
Une To Do List ne fera jamais les choses à ta place. Elle ne rallongera pas non plus tes journées et ne fera pas disparaître toutes tes contraintes.
En revanche, elle peut t’aider à sortir les tâches de ta tête, à distinguer ce qui est réellement important et à décider quand tu vas passer à l’action.
Et inutile de remplacer une liste interminable par un système d’organisation tout aussi interminable ! Si tu passes davantage de temps à recopier, catégoriser, déplacer ou embellir tes tâches qu’à les réaliser, ton outil d’organisation est peut-être lui-même devenu une nouvelle forme de procrastination.
Ta To Do n’a pas besoin d’être parfaite.
Elle doit simplement t’aider à avancer.
Et toi, ta To Do List t’aide-t-elle vraiment à avancer… ou a-t-elle parfois tendance à te décourager ?